On l’oublie souvent mais le fax est un pilier de la téléphonie d’entreprise.
Offrant un saut substantiel de pratiques de communication des entreprises, c’est grâce à lui qu’a démarré la transformation numérique des entreprises.
Il a ensuite été dépassé face aux nouvelles générations d’appareils connectés à internet.
Et pourtant, certains professions ne peuvent toujours pas s’en passer.
On vous explique pourquoi ci-dessous.
1. Histoire du fax
Dans les années 1980 et 1990, le fax est devenu un moyen de communication courant et populaire. Les entreprises ont adopté cette technologie pour envoyer et recevoir :
- des contrats,
- des factures,
- des offres d’emploi,
- des rapports,
- d’autres documents importants.
Les machines à fax étaient présentes dans les bureaux et standards téléphoniques du monde entier.
Cependant, avec l’avènement d’Internet et des communications électroniques, l’utilisation du fax a commencé à diminuer. L’envoi de documents par e-mail et d’autres formes de communication numérique est devenu plus rapide et plus pratique.
Néanmoins, le fax reste encore utilisé dans certains domaines et services où la confidentialité et la validation des documents sont essentielles.
Aujourd’hui, même si l’utilisation du fax traditionnel a considérablement diminué, de nombreux services de fax électronique ont émergé, permettant l’envoi de fax à partir d’ordinateurs, de smartphones ou de scanners, transformant ainsi le fax en un format numérique plus adapté aux besoins modernes de communication.
2. Comment fonctionne un fax ?
Un fax, abréviation de télécopieur, fonctionne en transmettant des documents écrits ou graphiques par le biais d’une ligne téléphonique.
Voici les étapes générales de fonctionnement d’un fax :
Numérisation
L’utilisateur place le document qu’il souhaite envoyer dans le bac d’alimentation du fax. Le fax utilise un scanner pour numériser le document et le convertir en une série de points, également appelée image raster.
Compression
L’image raster obtenue est assez volumineuse pour être transmise par fax. Ainsi, elle est compressée à l’aide d’un algorithme de compression afin de réduire sa taille. L’algorithme le plus couramment utilisé est la méthode de compression des groupes de Huffman.
Conversion en signal audio
Une fois l’image compressée, le fax la convertit en une série de tons audio qui peuvent être transmis via la ligne téléphonique. Cela se fait en associant à chaque point de l’image une certaine fréquence sonore.
Transmission
Le signal audio est ensuite transmis via la ligne téléphonique vers un autre fax. Les tonalités audio sont converties en signaux électriques transmis à travers la ligne téléphonique jusqu’au récepteur.
Réception
Le récepteur du fax reçoit les signaux électriques et les convertit en signaux audio. Ces signaux audio sont ensuite décodés et convertis en points de l’image originale. Le fax imprime ensuite l’image sur papier.
Il est important de noter que le fax peut également fonctionner comme un périphérique de réception, recevant les documents entrants, les numérisant et les imprimant. Dans ce cas, l’ensemble du processus est inversé, avec le fax émetteur envoyant les données compressées au fax récepteur.
Il convient de mentionner que, de nos jours, certaines technologies de fax ont évolué et permettent l’envoi et la réception de documents par voie électronique, sans avoir besoin de lignes téléphoniques traditionnelles.
Ces services de fax électronique utilisent l’Internet et les courriers électroniques pour transmettre les documents numérisés.
3. Quels sont les avantages du fax ?
Bien que le fax traditionnel ait été remplacé dans de nombreux domaines par les communications électroniques, il existe encore certains avantages à utiliser le fax, notamment :
Confidentialité
Le fax offre un niveau de confidentialité élevé car les documents sont envoyés directement d’un fax à un autre, sans transit par des serveurs externes. Cela est particulièrement important pour l’envoi de documents sensibles ou confidentiels.
Signature manuscrite
Le fax permet d’envoyer des documents nécessitant une signature manuscrite. Les documents faxés peuvent être signés à la main puis renvoyés rapidement, évitant ainsi le besoin d’imprimer, de signer, de scanner et de renvoyer par voie électronique.
Validation légale
Dans certains pays, les faxes peuvent avoir une valeur légale équivalente à celle des documents physiques. Les fax reçus comportent souvent des en-têtes de confirmation comprenant des informations sur la date, l’heure et le destinataire, qui peuvent être utilisées comme preuves juridiques en cas de besoin.
Disponibilité universelle
Bien que l’utilisation du fax ait diminué, le fax reste un moyen de communication courant et accepté dans de nombreux secteurs, notamment dans les services juridiques, médicaux, administratifs et gouvernementaux. Il est donc souvent plus facile de communiquer avec certaines organisations en utilisant le fax plutôt que de s’adapter à d’autres moyens de communication électroniques.
Facilité d’utilisation
Les machines à fax traditionnelles sont souvent très simples à utiliser, ce qui les rend accessibles à un large éventail d’utilisateurs. Il suffit de charger le document, entrer le numéro de fax du destinataire et appuyer sur le bouton d’envoi pour transmettre le document.
Fiabilité
Le fax offre une transmission de documents relativement fiable et résiste généralement mieux aux problèmes de connectivité ou d’interruptions de service que les communications électroniques, tels que les courriers électroniques, qui peuvent être parfois filtrés par des systèmes de sécurités ou se perdre dans des boîtes de réception surchargées.
Il convient de noter que certaines de ces avantages peuvent désormais être également atteints grâce aux services de fax électronique, où les documents sont envoyés et reçus via Internet, évitant ainsi les inconvénients des machines à fax traditionnelles.
4. Qui utilise encore le fax ?
Bien que l’utilisation du fax ait diminué dans de nombreux domaines au profit des communications électroniques, beaucoup de secteurs et industries qui continuent d’utiliser le fax dans leurs réseaux téléphoniques :
Secteur médical
Les cabinets médicaux, les hôpitaux et les cliniques utilisent souvent le fax pour l’envoi de dossiers médicaux, de rapports de laboratoire, de prescriptions, de demandes d’autorisations, ainsi que pour la communication avec les compagnies d’assurance et les pharmacies.
Secteur juridique
Les cabinets d’avocats, les tribunaux et les organismes juridiques utilisent le fax pour l’envoi de documents légaux, de contrats, de décisions judiciaires, ainsi que pour les demandes de dépôt et autres formalités administratives.
Secteur administratif et gouvernemental
De nombreux organismes gouvernementaux, les services de l’immigration, les services fiscaux et d’autres autorités administratives utilisent encore le fax pour l’envoi et la réception de documents officiels, de formulaires et de correspondances.
Secteur financier
Les banques, les institutions financières, les compagnies d’assurance et d’autres acteurs du secteur financier utilisent souvent le fax pour l’envoi de documents sensibles tels que les relevés de compte, les offres de prêt, les contrats d’assurance, etc.
Secteur immobilier
Les agences immobilières, les notaires et les offices fonciers utilisent le fax pour la transmission de contrats de vente, de baux, de rapports d’évaluation, de documents de propriété, etc.
Secteur des petites entreprises
De nombreuses petites entreprises qui ont des besoins de communication simples et occasionnels continuent d’utiliser le fax en raison de sa simplicité d’utilisation et de sa fiabilité.
