Dans le cadre d’un transfert informatique, ou simplement lors de la révision annuelle des actifs comme les ordinateurs, logiciels et serveurs, les entreprises doivent connaître leurs ressources pour gérer correctement leurs investissements.
De même, avec les besoins que génèrent la transformation numérique et les innovations technologiques, les entreprises doivent tirer le meilleur parti de leur infrastructure.
À cet effet, voici ce que vous devez savoir si l’échéance de votre inventaire informatique se rapproche.
1. Quand réaliser votre inventaire informatique ?
L’inventaire informatique est une procédure périodique qui consiste à recenser, vérifier et documenter tous les actifs informatiques d’une organisation, tels que :
- les ordinateurs,
- les logiciels,
- les périphériques,
- les serveurs,
- les réseaux.
Cela permet à l’organisation de disposer d’une vue précise de son infrastructure technologique, d’assurer une gestion efficace de ses actifs, de garantir la conformité et de prendre des décisions éclairées en matière d’investissement technologique.
Idéalement, un inventaire informatique devrait être réalisé régulièrement pour maintenir des données précises et à jour, et pour éviter les éventuelles lacunes ou incohérences d’un système informatique.
Voici les moments clés où il est recommandé de réaliser un inventaire informatique :
Périodiquement
Il est recommandé de réaliser un inventaire informatique au moins une fois par an pour mettre à jour les informations sur les actifs informatiques et suivre leur évolution.
Avant ou après des changements importants
Lorsqu’une organisation planifie des changements majeurs dans son infrastructure, comme une mise à jour des logiciels, une migration informatique, une mise en place d’un nouveau réseau ou d’autres évènements. il est utile de réaliser un inventaire pour recenser les actifs existants et les comparer par la suite avec le nouvel état des lieux.
L’inventaire doit être particulièrement pointu lors d’un déménagement informatique.
Lors de l’introduction de nouveaux actifs
Lors de l’acquisition de nouveaux équipements informatiques, il est important de les ajouter à l’inventaire existant pour assurer une gestion complète et précise de l’ensemble des actifs.
Les prestataires informatiques doivent apporter un soin particulier lors du transfert de données.
Avant une évaluation ou une certification
Dans le cas où une organisation doit se soumettre à une évaluation externe ou à une certification, l’inventaire informatique peut constituer une base de référence pour s’assurer de la conformité aux normes et aux exigences.
En cas de fusion ou d’acquisition
Lorsque deux entreprises se fusionnent ou s’acquièrent mutuellement, il est essentiel de réaliser un inventaire informatique pour rationaliser les actifs technologiques et évaluer les besoins en matière de gestion et de
Il est recommandé de définir une politique d’inventaire informatique qui correspond aux objectifs et aux ressources disponibles de l’organisation.
2. Les avantages d’un inventaire informatique complet
Un inventaire informatique complet présente plusieurs avantages pour une organisation.
En voici quelques-uns :
Gestion efficace des actifs
Un inventaire complet permet à l’organisation de disposer d’une vue précise de tous les actifs informatiques qu’elle possède.
Cela facilite la gestion et le suivi de ces actifs, en identifiant les actifs obsolètes, en permettant la planification de leur mise à jour ou de leur remplacement, en évitant les achats inutiles et en assurant une utilisation optimale des ressources.
Conformité et licences
Un inventaire aide à s’assurer de la conformité aux licences logicielles. Il permet de recenser toutes les licences en vigueur, de vérifier leur utilisation en fonction du nombre de postes ou d’utilisateurs autorisés, et de détecter les logiciels installés sans licence.
Cela minimise les risques juridiques liés à une mauvaise utilisation ou à une utilisation non autorisée de logiciels.
Sécurité renforcée
L’inventaire informatique permet d’identifier tous les équipements connectés au réseau, y compris les appareils non autorisés ou non gérés.
Il permet de détecter les failles de sécurité potentielles et de prendre des mesures pour renforcer la sécurité du réseau, en appliquant les correctifs nécessaires, en mettant en place des mesures de protection appropriées et en évitant les accès non autorisés.
Optimisation des coûts
L’organisation peut également identifier les actifs sous-utilisés ou inutilisés dans le but de réaliser des économies financières en évitant des frais inutiles ou en déterminant les besoins réels en matière de matériel ou de logiciels.
De plus, en analysant les données de l’inventaire, il est possible de mettre en place des stratégies d’achat groupé, de négocier les contrats avec les fournisseurs et d’obtenir des économies d’échelle.
Planification stratégique
Un inventaire précis fournit une base de données fiable pour une prise de décision éclairée. L’organisation peut utiliser les informations de l’inventaire pour évaluer les besoins futurs, planifier les mises à niveau, les remplacements ou les expansions de l’infrastructure informatique, et établir un budget précis.
Maintenance préventive
En connaissant l’ensemble des actifs informatiques, l’organisation peut mettre en place une planification efficace de la maintenance préventive, en procédant régulièrement aux mises à jour, aux sauvegardes, aux vérifications de sécurité et aux remplacements nécessaires.
Cela permet de minimiser les interruptions de service, d’optimiser les performances et de prolonger la durée de vie utile des équipements.
3. Les outils et logiciels pour votre inventaire informatique
Il existe plusieurs outils et logiciels disponibles pour faciliter la réalisation d’un inventaire informatique :
Logiciels de gestion des actifs informatiques ITAM
Ces logiciels sont spécialement conçus pour gérer et suivre les actifs informatiques d’une organisation. Ils offrent des fonctionnalités telles que la découverte automatique des actifs, la collecte des informations matérielles et logicielles, la gestion des licences, la génération de rapports.
Certains exemples populaires de logiciels ITAM sont :
Logiciels de gestion des services informatiques (ITSM)
Certains logiciels ITSM, tels que ServiceNow, BMC Remedy et JIRA Service Desk offrent également des fonctionnalités d’inventaire informatique.
Ils permettent de créer une base de données centralisée des actifs, de suivre leur cycle de vie, d’automatiser les processus d’inventaire et de gérer les mises à jour et les remplacements.
Outils de découverte et d’inventaire réseau
Ces outils sont conçus pour scanner le réseau et détecter automatiquement les équipements qui y sont connectés. Ils permettent de répertorier les appareils, les logiciels installés, les adresses IP et les autres informations pertinentes.
Des exemples courants d’outils de découverte et d’inventaire réseau sont Lansweeper, Spiceworks Network Inventory, Nmap, etc.
Outils de gestion des licences logicielles
Pour faciliter la gestion des licences logicielles, il existe des outils spécifiques tels que FlexNet Manager Suite, ou Snow License Manager et SmartTrack.
Ils aident à suivre les licences, à vérifier leur utilisation, à éviter les infractions et à optimiser les coûts.
Outils de gestion de configuration
Les outils de gestion de configuration, tels que Puppet, Chef, Ansible, permettent de gérer et de suivre la configuration des actifs informatiques.
Ils offrent des fonctionnalités d’automatisation, de suivi des modifications, de gestion des configurations et peuvent être utilisés pour enrichir l’inventaire informatique en temps réel.
Il est recommandé d’évaluer plusieurs options, de comparer les fonctionnalités offertes, de lire les avis des utilisateurs et de sélectionner ceux qui répondent le mieux à vos besoins.
